既存ツールはそのままに、前後の手作業を自動化した話
admin_fdhafkdはじめに
業務の中には、
「作業自体は難しくないが、とにかく件数が多い」
というものがあります。
今回対応した作業もまさにそれでした。
既存の解析ツールは既に存在しており、計算そのものに問題はありません。
しかし、その前後に発生する手作業が大きな負担になっていました。
発生していた課題
解析を行うためには、
- 元データを開く
- 必要なシートの指定範囲をコピーする
- 解析ツールの指定シートへ値を貼り付ける
- 解析を実行する
- 結果をコピーする
- 元の集計シートへ戻す
という作業を繰り返す必要がありました。
1件だけなら大した作業ではありません。
しかし対象件数が増えると状況は変わります。
単純なコピペ作業だけで膨大な時間を消費し、このまま手作業で進めるとその作業だけで半日潰れてしまう可能性がありました。
改善方針
最初に考えたのは、
「この作業専用のツールを作る」
という方法でした。
しかし専用ツールは今回の業務でしか使えません。
そこで、
「別の業務でも使える形にできないか」
という視点で考えました。
今回必要だったのは解析そのものではなく、
- データ投入に必要な転記
- 結果回収に必要な転記
- シート間の定型的な値転記
です。
そこで、コピー元Excelのシート・範囲と、マクロを含むブック内の貼付先シートを設定シートで定義できる汎用転記ツールを作成しました。
実際にやってみたこと
当初は、解析ツールへデータを投入する前処理だけを自動化する予定でした。
しかし実際に使い始めると、解析後の結果回収でも、回収先ブックに同じVBAコードを組み込めば同じ仕組みが使えることに気付きました。
結果として、
「データ投入に必要な転記 → 解析実行 → 結果回収に必要な転記」
という一連の流れの前後に、同じ転記の仕組みを適用できるようになりました。
結果
既存の解析ロジックは変更せず、前後の転記作業だけを自動化しました。
それにもかかわらず、
約140回に及ぶデータ転記作業を自動化できるようになりました。
今回の業務では、ツール作成や設定検討も含まれていたため、初回は一定の準備時間が必要でした。
しかし、転記作業そのものは手作業であれば半日規模になる可能性があったところを、約1時間程度で完了できるレベルまで短縮することができました。
また、
・コピペミスの削減
・作業手順の標準化
・他業務への流用可能性
という副次的な効果も得られました。
さらに、今回作成した仕組みは汎用化しているため、次回以降は設定を流用することで、より短時間で同様の作業に適用できる見込みです。
学んだこと
業務改善というと、新しいシステムや大規模な開発を想像しがちです。
しかし実際には、
「既存ツールはそのまま活かし、前後の手作業だけを改善する」
だけでも大きな効果が得られることがあります。
今回作成した仕組みも、当初は一つの業務のための改善でした。
しかし汎用化して作ったことで、今後別の業務にも展開できる可能性が見えてきました。
今回作成したツールについて
今回の改善で使用したのは、コピー元Excelのシート・範囲と、マクロを含むブック内の貼付先シートを設定シートで定義できる汎用転記ツール（VBA）です。
特定業務専用ではなく、
- コピー元Excelから必要な範囲を取り込む作業
- 既存ツールへ投入するためのデータ準備
- 解析後の結果回収作業（必要に応じて同じ仕組みを回収先ブックにも適用可能）
- 定型的な値転記作業の自動化
などに応用できるよう設計しました。
今回使用したツールはGitHubで公開しています。
業務改善の考え方だけでなく、実際のVBAコードや設定例も確認できます。
GitHub：
https://github.com/itubo224-gif/excel-transfer-automation-vba
おわりに
今回の事例では、解析ロジックそのものではなく、 その前後の定型作業がボトルネックになっていました。
現場では、 「ツールはあるが、その周辺作業に時間がかかる」 というケースが少なくありません。
今後もそうした課題を見つけながら、 既存資産を活かした業務改善を進めていきたいと思います。
ご相談について
同じように、
- 既存ツールはあるが、前後の手作業に時間がかかっている
- Excelの転記・集計・確認作業を毎回手作業で行っている
- 定型作業を自動化したいが、どこから手を付ければよいか分からない
といった課題があれば、お気軽にご相談ください。
「この作業、自動化できるのかな？」 「今の運用をもっと楽にできないかな？」
といった相談ベースでも歓迎しています。
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業務内容を確認したうえで、既存ツールや現在の運用を活かしながら、改善できる方法を一緒に整理します。
